La dématérialisation n’oblige pas à l’uniformisation
À cette époque, la Fédération avait déjà décidé de dématérialiser au maximum ses documents et sa communication, pour des raison d’efficacité et d’écologie. Néanmoins, chaque structure s’équipe en accès Internet à sa façon, et se dote à l’occasion d’adresses e-mails.
Logiquement, les entités disposent donc d’adresses e-mail totalement différentes et non identifiables comme liées à la Fédération française de Gymnastique. « Et surtout, lors des multiples changements de fournisseur d’accès, de nombreuses personnes changent de coordonnées sans nous prévenir. Nos fichiers sont donc régulièrement en décalage. Une situation qui rend difficile notre communication dématérialisée et finit par coûter cher. C’est pourquoi la direction a accepté d’offrir ces 2 000 boîtes aux lettres qui généraient un retour sur investissement très rapide,» confie Bruno Jacquetin.
Avant de rédiger son appel d’offres, le DSI rencontre la Fédération de Rugby, qui a été confronté à un problème similaire de besoins d’e-mails homogènes pour une structure décentralisée. Un an auparavant, les rugbymen se sont équipés d’un serveur de messagerie Microsoft Exchange interne pour équiper leurs clubs et structures d’une messagerie globale. « Toutefois, notre demande était un peu plus complexe, car nous souhaitions une offre de ce type en conservant des comptes Exchange pour le siège parisien, puisque ces utilisateurs nécessitent aussi des fonctions comme l’agenda et apprécient Exchange auquel ils sont habitués. En revanche, pour les autres structures, une simple boîte aux lettres électronique suffisait, car la majorité des fonctions Exchange ne répondait à aucun des besoins constatés. De plus, le coût global aurait fait exploser le budget attribué à ce projet. Enfin, nous exigions de récupérer l’annuaire global existant et de le partager avec tous les utilisateurs,» précise Bruno Jacquetin.

Alinto l’emporte tout en souplesse
Un appel d’offres est donc rédigé en prenant en compte tous ces éléments. En avril 2010, le spécialiste de la messagerie en ligne Alinto est finalement retenu. « La solution de messagerie hybride Exchange et Alinto Pro répondait à notre demande puisqu’elle nous permet de créer des comptes POP/IMAP et les 70 comptes Microsoft Exchange sur le même nom de domaine. Messagerie Internet, Alinto Pro propose des services de messagerie évolués via une interface Internet sécurisée accessible de partout. De mon côté, je dispose d’outils avancés et fiables sans avoir à me préoccuper ni de l’installation ni de la maintenance,» rapporte Bruno Jacquetin.
Hébergée en mode Cloud, Alinto Pro permet une gestion très simple pour créer, modifier et supprimer des comptes. Et chaque club affilié ou structure décentralisée dispose d’un e-mail homogène avec un nom de domaine pérenne. Et chacun profite de l’accès sécurisé, de l’antivirus et de l‘antispam intégrés, ainsi que d’une supervision 24/7 des infrastructures logicielles et matérielles. Des aspects impossibles à assumer directement en interne. « Pour Exchange, la création et la modification des comptes sont assurées par Alinto. Sur l’ensemble des comptes, le prestataire met à ma disposition un reporting complet, avec des alertes de saturation ou nécessité de purge, par exemple. Alinto a aussi su proposer un contrat d’un an renouvelable, condition importante pour la Fédération qui ne souhaitait pas s’engager sur un délai plus important,» affirme Bruno Jacquetin. Enfin, un système de hotline à deux niveaux est inclus, avec une première assistance assurée par la DSI (le DSI et son assistante…), et la prise en charge des questions techniques par Alinto.

Une cohabitation sans nuages
La solution hybride Cloud/Exchange hébergée répond donc parfaitement au besoin avec un annuaire d’entreprise partagé, et pour un coût accessible. On note ici bien la différence entre offre hébergée et Cloud, ce qui n’empêche nullement l’utilisation des deux offres en bonne intelligence !